komputerisasi

KOMPUTERISASI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

Komunikasi merupakan suatu kegiatan yang tidak dapat ditinggalkan oleh manusia, bahkan selalu mengikuti setiap kegiatan yang dilakukan. Dalam berkomunikasi pasti seorang individu menyampaikan suatu informasi kepada individu-individu yang lainnya untuk diketahui bersama.

Dengan semakin berkembangnya teknologi komunikasi yang berkembang saat ini, masyarakat akan mudah dalam mendapatkan informasi yang diingikannya dengan cepat. Bahkan bisa dikatakan dengan adanya kemajuan teknologi memicu terbentuknya masyarakat informasi atau dapat disebut juga dengan masyarakat yang sadar akan informasi dan mendapat penerangan yang cukup.

Untuk mendapatkan informasi sendiri, berbagai alternative dapat dilakukan. Misalnya dengan membaca buku-buku baik milik pribadi ataupun milik perpustakaan, bisa juga melalui media massa dan lain sebagainya.

Berbicara tentang perpustakaan, perpustakaan merupakan salah satu sumber informasi yang menyedikan berbagai informasi, tempat diolahnya berbagai macam sumber informasi,  baik dalam bentuk soft file atau hard file. Selain itu dari segi kelembagaan, perpustakaan merupakan unit kerja yang terbagi lagi kedalam unit-unit kecil yang lainnya. Misalnya unit administrasi pengadaan, unit informasi data peminjaman, atau juga unit yang mendata pengunjung perpustakaan.

 

Dalam perkembangannya, perpustakaan mengalami perkembangan yang tergolong cepat. Dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buka tanpa katalog, kemudian berkembang lagi menjadi perpustakaaan semi modern dengan menggunakan katalog (index) dalam pengoprasiannya, hingga terdapat istilah perpustakaan digital yang dapat mempermudah perngaksesan informasi yang dibutuhkan dengan memanfaatkan kemajuan terknologi yakni dengan diterapkannya computer (internet) ke dalam perpustakaan.

1.      Penerapan Teknologi Komunikasi di Perpustakaan

Komputer adalah sejenis alat yang salah satunya dapat digunakan untuk menulis, merekam, menyimpan, memanggil kembali sebagian data yang telah disimpan dll. Komputer berisikan program-program yang dapat diatur oleh pengguna sesuai dengan kebutuhan dan dapat menjalankan perintah yang dikehendaki. Dengan kecanggihan dari computer dapat mempercepat proses pencarian atau pemenuhan kebutuhan dari pengguna, maka tak jarang hampir semua aspek kehidupan memanfaatkannya.

Dalam hal ini, perpustakaan juga tak mau ketinggalan untuk menerapkan computer untuk mempermudah dinamika kerja yang ada didalammnya, pekerjaan yang diemban oleg perpustakaan dapat terselesaikan dengan cepat, lebih akurat dan terkontrol. Hal ini dianggap pihak perpustakaan akan mempermudah proses pelayanan sehingga informasi yang dibutuhkan akan segera didapatkan oleh pengunjung.

Sebagai contoh kemudahan yang didapatkan dengan adanya system komputerisasi adalah dalam bidang pengolahan data dan sumber-sumber informasi, klasifikasi, katalogisasi, sampai pada proses penelusuran informasi lainnya seperti indeks dll, semuanya akan lebih mudah terlaksana dengan bantuan computer. Dibagian pelayanan kepada pengguna, computer bisa dimanfaatkan disegala segi, misalnya pendataan pengunjung , peminjaman dan segi-segi pelayanan yang lainnya. Contoh konkrit dari pelaksanaan perpustakaan yang berbasis komputerisasi adalah perpustakaan pusat UMM dengan menyediakan jasa OPAC.

Semakin berkembangnya teknologi, system online pun sudah mulai menjadi bagian dalam perpustakaan yang akan mempermudah dalam pengaksesan informasi. Computer satu dihubungkan dengan computer yang lain diberbagai dunia, sanggup memberikan kemudahan dalam penelusuran informasi baik dalam atau luar negeri yang biasa disebut dengan digital library. Salah satu perguruan tinggi yang telah menerapkan perkembangan ini adalah Universitas Indonesia dengan system LONTAR, institute Teknologi Bandung dengan system Ganesha Digital Library.

2.      Tahapan-tahapan implementasi computer di perpustakaan

Berdasarkan paparan diatas, penerapan teknologi komunikasi yang ada dalam perpustakaan, sudah tentu melalui tahapan-tahapan implementasi menurut Everett M Rogers. Tahapan pertama yang dilakukan adalah tahapan inisiasi yang melalui dua tingkatan yaitu tingkatan agenda setting dan tingkatan matching.

Sebelum menerapkan computer didalam perpustakaan, pihak pengelola perpustakaan berkaca pada lembaga lainnya yang lebih dahulu menggunakan kecanggihan computer. Sebagai contohnya, perpustakaan yang ada di America Utara dan Inggris yang lebih dulu menggunakan computer sejak tahun 1960. Computer dengan kemampuannya luar biasa yang dapat menyimpan, mengolah, merekam dan memanggil ulang data yang disimpan dianggap akan mempermudah mekanisme kerja pelayanan terhadap pengunjung, sehingga muncullah ide untuk mengadopsi kecanggihan computer kedalam perpustakaan sebagai upaya untuk mendapatkan informasi dengan cepat atas tuntutan pengguna, ini merupakan tingkatan agenda setting.

 Untuk tingkatan selanjutnya adalah tingkatan matching, dalam hal ini pihak perpustakaan merasa cocok untuk  menerapkannya dan memadai dalam arti sudah mempunyai beban kegiatan yang besar dan banyak baik kualitas maupun kuantitasnya, dan yang paling penting keadaan financialnya juga mendukung untuk membeli perangkat tersebut.

Tahapan kedua adalah tahapan implementasi. Dalam tahapan ini ada tigkatan yang harus diperhatikan, yaitu tingkatan redefining, tahapan ini adalah dimana pihak perpustakaan harus menyusun dan memodifikasi ulang struktur organisasi yang ada didalammnya, misalnya dengan menambah bagian tertentu yang bertanggung jawab untuk merawat segala fasilitas yang berhubungan dengan computer. Selain itu dari pihak individu pelaksana harian perpustakaan harus mampu beradaptasi untuk menggunakannya.

 Tingkatan yang kedua, tingkatan clarifying, pihak ketua penyelenggara meyakinkan kepada para anggota bahwa dengan diterapkannya computer akan mempermudah proses pendataan, pencarian atau yang lainnya.

 Sedangkan tingkatan yang ketiga adalah routinizing, dalam tingkatan ini, karena sudah mengetahui secara jelas tentang kelebihan penggunaan komputerisasi maka secara tidak langsung sudah menjadi pelengkap dari pekerjaan mereka.

Meskipun dengan diterapkannya computer dalam perpustakaan akan mempermudah pelayanan dan proses administrasi yang ada, computer hanyalah alat atau benda mati yang tidak akan berfungsi jika tidak ada yang menggerakkannya. Jadi yang berperan penting disini adalah para pengelola perpustakaan termasuk penggunanya.

3.      Beberapa Permasalahan Diterapkannya Komputer dalam Perpustakaan

Penerapan teknologi computer dalam perpusatakaan dirasa berat oleh beberapa orang. Menurut Ellwesworth Mason dalam artikelnya, ada delapan mitos yang dipegangi oleh pustakawan yang merasa keberatan dengan diterapkannya computer dalam perpustakaan. Kedelapan mitos itu adalah:

1. Tidak semua hal bisa ditangani oleh computer.
2. Prosedur-prosedur berbasis computer tidak selalu lebih efisien dari pada yang bersifat manual.
3. System berbasis computer tidak murah.
4. Tidak mudah untuk diimplementasikan pada computer baru.
5. Program-program pada system berbasis computer sukar ditranser ke perpustakaan-perpustakaan.
6. Tidak mudah untuk men-share jasa computer.
7. Tidak mudah untuk menggabungkan system perpustakaan yang bersifat individual ke dalam suatu system yang terintegrasi secara total.
8. Pemakai tidak akan menerima jasa yang lebih baik dari system perpustakaan yang berbasis computer.

 Namun, pada umumnya permasalahan potensial yang dihadapi dalam penerapan computer dapat digolongkan dalam beberapa hal:

1.      Perangkat Hardwere

Sebagai contoh gagalnya supplier dalam memenuhi kebutuhan pada saat bekerja. Perangkat keras yang didesain tidak menguasai jumlah data dan merespon dengan lambat.

2.      Perangkat Lunak (softwere)

Dalam masalah ini terjadi karena ketidak layakan desain, implementasi, pengujian, dan dokumentasi yang dipilih.

3.      Manusia

Kurangnya komunikasi antara staf pengelola perpustakaan dengan staff computer akan memicu ketidak sepemahaman pentinganya komputer diterapkan dalam perpustakaan. Selain itu penerapan ini akan berdampak pada struktur organisasi yang ada dalam perpustakaan sehingga organisasi yang ada harus menyesuaikan dengan system berbasis computer.

4.      Keuangan

Tentunya masalah keungan pasti ada dalam setiap pelaksanaan program tertentu. Keadaan financial dari perpustakaan tersebut harus mendukung, karena dalam penerapannya pun membutuhkan hardwere dan softwere. Tapi semua masalah blum selesai dengan tersedianya peralatan yang dibutujkan. Uang juga dibutuhkan dalam proses perawatan peralatan yang ada.

Meskipun computer mempunyai kelebihan dan dapat mempermudah segala pekerjaan yang ada. Computer hanyalah sebagai alat bantu dan tidak akan berguna jika tidak dioperasikan oleh manusia. Jika manusia mampu menjalankan teknologi yang disediakan maka perpustakaan yang ada sekarang akan mengarah kepada yang lebih baik. Dengan tersedianya perpustakaan yang didukum oleh teknologi dalam penerapannya akan merecovery pendidikan dan mengantarkaan masyarakna kearah masyarakan modern yang berperadaban sehingga terbentuk masyarakat informasi.

Daftar Pustaka :

Qolyubi, Syihabudin, dkk. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab.

Pendit, Putu Laxman, dkk. 2007. Perpustakaan Digital Persfektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia.  Jakarta: CV. Sagung Seto

Sudarsosno, Blasius. 2006. Antologi Kepustakawanan Indonesia. Jakarta: CV. Sagung Seto

Yusup, Pawit M.1995. Pedoman Praktis Mencari Informasi.Bandung: PT. Remaja Rosdakarya

Yusup, Pawit.  M. 2009. Ilmu Informasi, Komunikasi, dan Kepustakaan. Jakarta: PT. Bumi Aksara

 www. Inherent. ub. ac.id